Цифровой учет заработной платы: достаточно ли этого?

В мире цифровых технологий все больше компаний переходят на онлайн-расчеты заработной платы. Но что делать, если сотрудник по-прежнему хочет получать расчетные листки в бумажном виде? Должна ли компания продолжать предоставлять расчетные листки в таком виде или достаточно онлайн расчетного листка?

23 сентября 2021 года Региональный суд по трудовым спорам в Хамме вынес знаковое решение по этому вопросу, которое, вероятно, станет руководством для работодателей и работников в будущем.

Региональный суд по трудовым спорам в Хамме: работник подал иск о выдаче ему расчетного листка в бумажном виде

В начале 2019 года одна компания захотела, чтобы платежные ведомости предоставлялись сотрудникам не в бумажном, а в зашифрованном виде на онлайн-портале. Отныне сотрудники должны были сами загружать свои ведомости с портала. Однако один из сотрудников отверг такой подход и не захотел принимать онлайн-выписки. После этого последовал судебный иск о выдаче расчетных листков в бумажном виде в период с сентября 2019 года по ноябрь 2020 года.

Решающим вопросом для суда было: выдает ли работодатель надлежащий расчетный листок в соответствии с § 108 Промышленного кодекса Германии, если он размещает его в текстовом виде на портале?

Первоначально дело рассматривалось компетентным судом по трудовым спорам в Дортмунде, который частично вынес решение в пользу истца. Работодатель должен был предоставить ответчику заявления, но не в бумажном виде. Затем работодатель подал апелляцию, которая была отклонена региональным судом по трудовым спорам в Хамме. Однако апелляция в Федеральный суд по трудовым спорам была разрешена.

Что означает решение суда для цифровых платежных ведомостей?

В рассуждениях компетентного суда содержатся различные указания, которые, вероятно, будут применяться в будущем.

Во-первых, следует отметить, что, создавая расчетный листок в формате PDF на используемом онлайн-портале, работодатель выполняет обязанность по предоставлению работникам расчетного листка в текстовой форме. Таким образом, PDF-форма отвечает требованию текстовой формы в соответствии с разделом 126b. Однако одного лишь создания и предоставления расчетного листка в текстовом виде в электронном почтовом ящике недостаточно. Он также должен быть "выдан" работнику. Это означает, что работодатель обязан обеспечить, чтобы расчетный листок в текстовой форме дошел до соответствующего работника в каждом случае и чтобы работник знал о получении расчетного листка при обычных обстоятельствах. Поэтому простого предоставления расчетного листка в текстовом виде в защищенном онлайн-хранилище или на портале недостаточно для выполнения обязательства по выдаче расчетного листка. Кроме того, работник должен выразить свое согласие на электронную передачу расчетного листка до того, как он станет доступен в цифровом виде и перестанет выдаваться на руки в бумажной форме.

Практические советы: Что следует учесть вашей компании

Если вы хотите самостоятельно перейти на безбумажный учет заработной платы, то вам следует соблюдать описанные выше правовые принципы. Составьте соглашение о том, что с определенного момента сотрудники будут получать расчетные листки в безбумажной форме. Таким образом, будет считаться, что необходимое согласие на электронную доставку получено.

Как налоговые консультанты и юристы по трудовому праву, мы будем рады оказать вам поддержку в этом. Свяжитесь с нами.