Digitale Lohnabrechnung: Reichen diese tatsächlich aus?
In einer zunehmend digitalen Welt setzen immer mehr Unternehmen auf online abrufbare Lohnabrechnungen. Doch was, wenn ein Mitarbeiter seine Abrechnungen weiterhin in Papierform erhalten möchte? Muss das Unternehmen dann die Verdienstabrechnungen weiterhin in dieser Form zur Verfügung stellen oder reicht eine Online-Abrechnung?
Das Landesarbeitsgericht in Hamm hat am 23. September 2021 ein wegweisendes Urteil dazu gesprochen, das Arbeitgebern und Arbeitnehmern in Zukunft als Orientierung dienen dürfte.
Landesarbeitsgericht in Hamm: Mitarbeiter klagt auf Lohnabrechnung in Papierform
Ein Unternehmen wollte Anfang 2019, dass Verdienstabrechnungen von nun an nicht mehr in Papierform, sondern in einem verschlüsselten Online-Portal für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Die Mitarbeiter sollten sich von nun an ihre Abrechnungen selbst aus dem Portal herunterladen. Ein Mitarbeiter erteilte diesem Vorgehen jedoch eine Absage und wollte die Online-Abrechnungen so nicht hinnehmen. Es folgte eine Klage auf Erteilung der Lohnabrechnungen in Papierform im Zeitraum von September 2019 bis November 2020.
Vor Gericht stellte sich die entscheidende Frage: Erteilt der Arbeitgeber eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung nach § 108 Gewerbeordnung, wenn er diese in Textform in einem Portal zur Verfügung stellt?
Der Fall wurde zunächst am zuständigen Arbeitsgericht in Dortmund verhandelt, dass dem Kläger teilweise Recht gab. Der Arbeitgeber müsse die beklagten Abrechnungen erteilen, jedoch nicht in Papierform. Der Arbeitgeber ging daraufhin in Berufung, die das Landesarbeitsgericht in Hamm zurückwies. Eine Revision am Bundesarbeitsgericht wurde jedoch zugelassen.
Was bedeutet das Urteil für digitale Lohnabrechnungen?
Die Begründung des zuständigen Gerichts lässt verschiedene Richtlinien ablesen, die in Zukunft wohl so anwendbar sein dürften.
Zuerst ist festzuhalten, dass der Arbeitgeber durch die Erstellung einer Lohnabrechnung in PDF-Form im verwendeten Online-Portal die Pflicht erfüllte, eine Lohnabrechnung für die Mitarbeiter in Textform bereitzustellen. Ein PDF erfüllt also den Anspruch einer gesetzlichen Textform nach § 126b. Jedoch reicht eine bloße Erstellung und Bereitstellung der Lohnabrechnung in Textform in einem elektronischen Postfach nicht aus. Sie muss dem Arbeitnehmer auch „erteilt“ werden. Damit hat der Arbeitgeber die Pflicht, sicherzustellen, dass die Abrechnung in Textform den jeweiligen Mitarbeiter auch in jedem Fall erreicht und der Angestellte unter normalen Umständen Kenntnis des Eingangs der Abrechnung erhält. So ist die bloße Verfügungstellung einer Lohnabrechnung in Textform in einem gesicherten Online-Speicher oder Portal nicht ausreichend, die Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung zu erfüllen. Hinzu kommt: Der Arbeitnehmer muss der elektronischen Übermittlung der Lohnabrechnung ausdrücklich zustimmen, bevor diese digital zur Verfügung gestellt und nicht mehr in Papierform übergeben wird.
Praxistipps: Das sollte Ihr Unternehmen beachten
Falls Sie selbst auf eine papierlose Lohnabrechnung umsteigen möchten, sollten Sie also die oben geschilderten Gerichtsgrundsätze wahrnehmen. Fertigen Sie eine Betriebsvereinbarung an, in der geregelt wird, dass die Mitarbeiter ihre Abrechnungen ab einem gewissen Zeitpunkt papierlos erhalten. So gilt die geforderte Zustimmung der elektronischen Zusendung als erteilt.
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