BAG zur elektronischen Bereitstellung von Entgeltabrechnungen

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28. Januar 2025 entschieden, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten Entgeltabrechnungen in elektronischer Form zur Verfügung stellen dürfen. Gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, bei der Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Verpflichtung kann auch durch die Bereitstellung der Abrechnung als elektronisches Dokument in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach erfüllt werden.

Voraussetzungen für die elektronische Bereitstellung von Entgeltabrechnungen

Für die elektronische Übermittlung von Entgeltabrechnungen müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Textform: Die Abrechnung muss in Textform gemäß § 126b BGB erfolgen, was auch elektronische Dokumente einschließt.
• Zugriffssicherheit: Die elektronische Abrechnung muss in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden, um die Vertraulichkeit und den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen.

Vorteile der elektronischen Entgeltabrechnung

Die Umstellung auf elektronische Entgeltabrechnungen bietet sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer mehrere Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Reduzierung des administrativen Aufwands und der Kosten durch Wegfall des physischen Versands.
• Umweltfreundlichkeit: Einsparung von Papier und Ressourcen.
• Schnellerer Zugriff: Mitarbeiter können jederzeit und ortsunabhängig auf ihre Abrechnungen zugreifen.

Datenschutzrechtliche Aspekte

Bei der elektronischen Bereitstellung von Entgeltabrechnungen sind die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Dies umfasst insbesondere:

• Sicherstellung der Vertraulichkeit: Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen muss gewährleistet sein, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Abrechnungen haben.
• Transparenz: Arbeitnehmer sollten über die Umstellung auf elektronische Abrechnungen informiert und über ihre Rechte aufgeklärt werden.

Fazit

Die Entscheidung des BAG ermöglicht es Arbeitgebern, Entgeltabrechnungen elektronisch bereitzustellen, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Dies kann zu einer effizienteren und umweltfreundlicheren Abwicklung der Gehaltsabrechnung führen. Arbeitgeber sollten jedoch sicherstellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden und die Mitarbeiter angemessen informiert sind.