Digitale Arbeitsverträge: Was ändert sich ab 2025?

Auch bislang konnten Arbeitsverträge grundsätzlich formfrei geschlossen werden. So waren mündliche Arbeitsverträge oder Vertragsabschlüsse per E-Mail zwar möglich, aber nicht die Regel. Dem standen Vorgaben des Nachweisgesetzes (NachwG) entgegen. Dieses Gesetz verpflichtete Arbeitgeber bisher, die zentralen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich und eigenhändig unterschrieben festzuhalten und dem Arbeitnehmer in Papierform auszuhändigen. Auch für nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen der Vertragsbedingungen galt diese strenge Nachweispflicht.

Insbesondere weil Verstöße gegen diese Schriftformerfordernisse als Ordnungswidrigkeit gelten und mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden können, gehen sie mit großem Mehraufwand einher.

Kern der jüngsten Reform ist die Änderung des Nachweisgesetzes. So reicht es seit Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV zum 1. Januar 2025 aus, die wesentlichen Vertragsbedingungen und auch etwaige Änderungen in Textform nachzuweisen. Das strenge Schriftformerfordernis mit eigenhändiger Unterschrift entfällt somit.

Für die Unternehmenspraxis heißt das, dass die Bedingungen des Arbeitsvertrags in Textform abgefasst und elektronisch an den Arbeitnehmer übermittelt werden können. Somit genügen E-Mails und z. B. eingescannte Dokumente dem Formerfordernis. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur, oft verbunden mit einem komplizierten Authentifizierungsverfahren, ist nicht notwendig.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Dokument dem Arbeitnehmer zugänglich gemacht (z. B. per E-Mail) und ihm ermöglicht wird, es abzuspeichern und auszudrucken. Dafür müssen die entsprechenden technischen Vorkehrungen getroffen werden. Auch soll der Arbeitnehmer im Rahmen der Übermittlung aufgefordert werden, dem Arbeitgeber einen Empfangsnachweis zu erteilen. Es empfiehlt sich hier für Unternehmen, die digitale Arbeitsverträge nutzen wollen, die Aufforderung zur Abgabe eines Empfangsnachweises in den Standardprozess aufzunehmen.

Die Formerleichterungen gelten nicht nur für neue Arbeitsverträge, auch Änderungen oder Ergänzungen bestehender Arbeitsverträge sind von der Gesetzesänderung umfasst.

Auch im Bereich der sogenannten Leiharbeit gibt es eine Änderung. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz sieht nun vor, dass für Überlassungsvereinbarungen zwischen Ver- und Entleihern die Textform ausreichend ist.

Die Änderungen gelten jedoch nicht für alle Wirtschaftsbereiche. Branchen, die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz explizit aufgeführt werden, bleiben von der Möglichkeit digitaler Arbeitsverträge ausgeschlossen. Arbeitsverträge in Unternehmen dieser Berufszweige müssen auch weiterhin in Schriftform, also mit eigenhändiger Unterschrift, abgefasst und in Papierform ausgehändigt werden.

Ausnahmen gelten darüber hinaus für Unternehmen, die einem Tarifvertrag unterliegen, der grundsätzlich strenge Schriftformerfordernisse vorsieht. Auch bestehende Arbeitsverträge selbst können strikte Formerfordernisse für Änderungen oder Ergänzungen beinhalten, an die die Arbeitgeber dann weiterhin gebunden sind. Hier empfiehlt es sich, die Schriftformklauseln in Bestands- und Musterarbeitsverträgen entsprechend anzupassen, wenn man künftig vom digitalen Arbeitsvertrag Gebrauch machen möchte.

Unabhängig von der Branche haben Arbeitnehmer das Recht, vom Arbeitgeber zusätzlich eine Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen in Schriftform zu verlangen.

Eine Differenzierung ergibt sich bei Befristungen von Beschäftigungsverhältnissen. Hier gilt die Erleichterung der Formanforderungen nur bei Altersgrenzen-Vereinbarungen, also wenn es bei der Befristung um die Vereinbarung zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze geht. Für alle anderen Fälle von Befristungen bleibt es weiterhin beim Schriftformzwang.

Ebenso ist die Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots nur unter Einhaltung der Schriftform möglich. Auch für die Beendigung von Arbeitsverträgen mittels Kündigung oder Aufhebungsvertrag gilt die Formerleichterung nicht – hier bleibt es beim Schriftformerfordernis.

Die Gesetzesnovelle beinhaltet einige Erleichterungen, enthält aber weiterhin viele Ausnahmen und ist somit wohl nicht als großer Wurf in Sachen Entbürokratisierung zu betrachten. Da die Ausnahmen große Berufszweige wie das Baugewerbe, die Gastronomie, die Sicherheitsbranche sowie das Personenbeförderungs- und Transportwesen betreffen, ist die Reichweite der Neuerung sehr beschränkt. Unternehmen müssen somit genau prüfen, ob für ihre Branche digitale Arbeitsverträge ab diesem Jahr möglich sind. Gerne helfen wir Ihnen dabei und beraten Sie umfangreich zu Ihren Möglichkeiten.