Digitales Arbeitszeugnis ab 2025: Modern, rechtskonform – und an Bedingungen geknüpft

Seit dem 1. Januar 2025 ist es Arbeitgebern in Deutschland erlaubt, Arbeitszeugnisse elektronisch auszustellen – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer stimmt dem zu. Grundlage dafür ist die Neuregelung von § 109 Abs. 3 GewO im Zuge des Bürokratieentlastungsgesetzes IV. Erstmals ist damit die elektronische Form nicht mehr ausgeschlossen.

Formale Anforderungen: Zustimmung und qualifizierte Signatur

Zustimmung des Mitarbeiters

Das Zeugnis darf nur digital erstellt werden, wenn der Arbeitnehmer ausdrücklich einwilligt. Ohne seine Zustimmung bleibt es bei der klassischen Papierform.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Ein elektronisches Zeugnis muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, um die Gleichwertigkeit mit einer handschriftlichen Unterschrift zu erreichen. Andere Signaturarten wie einfache PDF-Signaturen reichen nicht aus. Damit wird sichergestellt, dass das Dokument authentisch, unveränderbar und mit Zeitstempel versehen ist.

Ausstellende Person

Die digitale Unterschrift muss von derselben Person stammen, die auch im analogen Fall unterzeichnet – z. B. Geschäftsführung, Personalleitung oder eine weisungsbefugte Führungskraft.

Chancen für Arbeitgeber

• Effizienzsteigerung: Kein Drucken, Scannen oder Porto nötig – Zeugnisse können schnell elektronisch ausgestellt und versendet werden.
• Ortsunabhängigkeit: Die unterschriftsberechtigte Person muss nicht vor Ort sein – ideal für Remote-Arbeit.
• Rechts- und Manipulationsschutz: Die QES garantiert die Unverfälschtheit des Dokuments und enthält festes Signaturdatum.
• Nachhaltigkeit: Papier und Druckrundlauf entfallen – gut für Umwelt und Budget.

Risiken und Grenzen

• Keine Rückdatierung möglich: Der Zeitstempel macht rückwirkende Ausstellung transparent – kann bei nachträglichen Zeugnisforderungen problematisch sein.
• Weiterer Papierbedarf möglich: Arbeitnehmer können auf Papierzeugnis bestehen. Arbeitgeber müssen dieses auf Anfrage liefern.
• Technischer Aufwand: QES erfordert Zertifikat und sichere Signaturerstellung – nicht alle Unternehmen sind darauf vorbereitet.
• Formale Unterschriftsanforderungen: Unterschrift darf nicht ungewöhnlich aussehen – sonst droht rechtliche Ungültigkeit.

Praxis-Empfehlungen

• Einwilligung einholen: Nachweisbare Zustimmung digital dokumentieren.
• Technische Voraussetzungen schaffen: Zugang zu QES-Infrastruktur und Signaturzertifikaten sicherstellen.
• Weiterbildung & Prozesse anpassen: HR-Mitarbeiter sollten für neue Abläufe sensibilisiert werden.
• Wahloption anbieten: Papierzeugnisse weiterhin zur Verfügung stellen – etwa im Onboarding-Prozess klarmachen.

Fazit

Mit der Neuregelung zum 1. Januar 2025 gelingt der rechtssichere Einstieg in das digitale Arbeitszeugnis – effizient und modern. Voraussetzung sind allerdings die Mitarbeiterzustimmung, die Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur und die Beachtung formaler Anforderungen. Arbeitgeber sollten gut vorbereitet sein, um digitale Prozesse zu etablieren und gleichzeitig auf individuelle Wünsche reagieren zu können.