Homeoffice im Ausland – Tipps vom Steuerberater und Arbeitsrecht Anwalt

• Die Frage welches Sozialversicherungs- und Steuerrecht für die Tätigkeit aus dem Ausland gilt, ist von essenzieller Bedeutung. Wie so oft kommt es auch hier auf den individuellen Einzelfall an. Hält sich der Arbeitnehmer nur vorübergehend für einige wenige Wochen oder Monate im Ausland auf oder möchte er dort dauerhaft einen Wohnsitz begründen?
• Soll die Tätigkeit nur im Wohnsitzland oder sowohl in Deutschland als auch am Wohnsitz erfolgen, und in welchem Umfang soll dies jeweils geschehen?
• War der Arbeitnehmer vor seiner Anstellung bereits in Deutschland beschäftigt, oder nimmt er die Tätigkeit direkt aus dem Ausland auf, etwa weil er aktuell nicht nach Deutschland einreisen kann?

Vorliegen einer Entsendung

Geht der Arbeitnehmer nur vorübergehend ins Ausland, kommt eine Entsendung in Betracht. Für die Einstufung als Entsendung müssen allerdings nachfolgende Kriterien erfüllt sein:

• der Arbeitnehmer muss vor der Tätigkeitsaufnahme im Ausland mindestens einen Monat in Deutschland sozialversicherungspflichtig tätig gewesen sein;
• die Tätigkeit im Ausland muss auf Weisung des Arbeitgebers aufgenommen werden;
• der Arbeitnehmer muss weiterhin in den deutschen Betrieb eingegliedert bleiben:
• er darf am Zielort keinen Arbeitnehmer ersetzen und
• die Entsendung muss zeitlich befristet sein (innerhalb der EU maximal 24 Monate)

Auch Arbeitnehmer, die aufgrund der Coronakrise im Ausland gestrandet sind und nun von dort aus im Homeoffice tätig werden, dürften als entsendet gelten. Arbeitgeber sollten in diesen Fällen zeitnah aktiv werden und den Sachverhalt prüfen. Entsendeabkommen bestehen auch mit zahlreichen weiteren Drittstaaten. Hier ist jeweils eine konkrete Prüfung notwendig, bei welcher wir Ihnen gerne helfen können:

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Dauerhafte Wohnsitzverlagerung

Verlagert der Arbeitnehmer dagegen seinen Lebensmittelpunkt dauerhaft ins Ausland, oder nimmt er die Tätigkeit direkt im Ausland auf, ohne zuvor in Deutschland für den Arbeitgeber tätig gewesen zu sein, handelt es sich nicht um eine Entsendung.

Steuerrechtlich sind vor allem bestehende Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zu beachten.

Liegt der Lebensmittelpunkt eines Arbeitnehmers außerhalb Deutschlands und erbringt er seine Arbeitsleistung in seinem Wohnsitzstaat, liegt das Besteuerrungsrecht regelmäßig beim Tätigkeitsstaat. Anders kann dies sein, wenn die Tätigkeit sowohl in Deutschland als auch in seinem Wohnsitzstaat ausgeübt wird oder ein bestehendes Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abweichende Regelungen trifft

• Nach den DBA‘s behält Deutschland in der Regel das Besteuerungsrecht, wenn
• sich der Arbeitnehmer nicht länger als 183 Tage im Steuer- bzw. Kalenderjahr oder innerhalb von 12 Monaten in dem anderen Staat aufhält,
• der Arbeitslohn nicht von oder für einen Arbeitgeber gezahlt wird, der im Tätigkeitsstaat ansässig ist und
• der Arbeitslohn nicht von einer Betriebsstätte getragen wird, die der Arbeitgeber im Tätigkeitsstaat unterhält.

Wird ein fester und nicht unerheblicher Teil der Arbeitsleistung (mindestens 25 %) in Deutschland verrichtet - beispielsweise 2 Tage die Woche in Deutschland, 3 Tage im Homeoffice im Ausland - kann eine Splittung der Besteuerung eintreten.

Wird die Tätigkeit nur situativ, gelegentlich in Deutschland ausgeübt, ist diese als Dienstreise einzustufen. In diesem Fall würde keine Steuerpflicht in Deutschland begründet.

In jedem Fall muss das jeweils geltende DBA genau geprüft werden. Möglicherweise besteht für den Arbeitgeber eine Pflicht, sich am Wohnsitzstaat zu melden oder zu registrieren, Genehmigungen zu beantragen und auch dort Lohnsteuer abzuführen. . Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder.

Gerne können wir Ihnen hierbei weiterhelfen:

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Anders ist dies im Sozialversicherungsrecht. Innerhalb der EU/EWR sowie der Schweiz findet eine Splittung der Sozialversicherungsbeiträge nicht statt. Die geltenden Regelungen sind zu beachten und erforderliche Anträge sollten rechtzeitig gestellt werden. Andernfalls drohen mehrfache Beitragspflichten oder aber auch Lücken im Versicherungsschutz.

Für den Bereich der Sozialversicherung sind die Regelungen des SGB IV zu beachten. Grundsätzlich gilt bei einer Auslandstätigkeit das deutsche Recht. Für Auslandstätigkeit in EU-, EWR-Staaten und in der Schweiz sind die Verordnung (EG) über soziale Sicherheit Nr. 883/2004 sowie die Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009 zu berücksichtigen. Des Weiteren sind die Regelungen in den Abkommen über Soziale Sicherheit zu beachten. Drittstaaten-Sozialversicherungsabkommen bestehen beispielsweise mit Brasilien, Kanada, den Philippinen oder den USA. Eine Liste der Staaten und die jeweiligen Abkommen lassen sich auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung Bund einsehen -> Zur Website des Deutschen Rentenversicherung Bund.

Innerhalb der EU ist Anknüpfungspunkt für das Anwendbare Recht in Erster Linie der Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers. Es gilt das Territorialprinzip, sofern der Arbeitnehmereinen wesentlichen Teil der Arbeitsleistung (mindestens 25 %) im Wohnsitzstaat erbringt.

Handelt es sich dagegen um eine befristete Entsendung. bleibt weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht anwendbar.

Ein genaues Augenmerk sollte auf die Regelung im jeweiligen Zielland zur Betriebsstättengründung gelegt werden. In einigen Staaten ist der Einsatz eines einzelnen Arbeitnehmers, der im Homeoffice tätig ist, bereits ausreichend, um eine Betriebsstätte zu gründen. Dies jedenfalls dann, wenn von einer Festigung der Geschäftseinrichtung ausgegangen werden kann. Eine solche kann bereits nach sechs Monaten eintreten.

Dies kann vielfältige Registrierungs-, Genehmigungs- und Steuerpflichten auslösen. Es gilt die Vorschriften des jeweiligen Staates genau unter die Lupe zu nehmen. Wer hier leichtfertig agiert und deshalb bestehenden Pflichten nicht ausreichend nachkommt, handelt sich schnell empfindliche Bußgelder ein. Überdies kann es gar zu einer Tätigkeitsuntersagung kommen.

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Es stellt sich auch die Frage, welche arbeitsrechtlichen Regelungen etwa zu Erholungsurlaub, Pausenzeiten, Mutterschutz usw. gelten. Diese können sich von Land zu Land erheblich unterscheiden.

Grundsätzlich gilt: Es müssen die arbeitsrechtlichen Vorgaben des Landes eingehalten werden, in dem die Tätigkeit gewöhnlich ausgeübt wird. Verlagert der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort dauerhaft ins Home-Office im Ausland, könnten vielfach Vereinbarungen zur Anwendbarkeit von deutschem Recht und entsprechende Zusatzvereinbarungen nicht mehr ausreichen.

Bei entsendeten Arbeitnehmern gilt bis zu einer Zeit von 12 bzw. 18 Monaten grundsätzlich das deutsche Arbeitsrecht, soweit dem kein zwingendes Recht im Zielland entgegensteht.

Der neue Arbeitsort im Ausland sollte im Arbeitsvertrag explizit geregelt werden. Sofern die Tätigkeit zukünftig sowohl im Home-Office als auch an der Betriebsstätte in Deutschland ausgeübt werden soll, ist dies explizit mit der Benennung der beiden Staaten im Arbeitsvertrag zu regeln. Auch sollte dokumentiert werden, dass es sich bei der Homeoffice-Tätigkeit im Zielland um keinen Dienstsitz handelt. Darüber hinaus ist eine klare Regelung der jeweiligen Arbeitsperioden empfehlenswert. Hierzu sollte eine entsprechende Zusatzvereinbarung getroffen werden. Ebenso sollte der Arbeitnehmer zur transparenten Dokumentation seiner Arbeitstage verpflichtet werden.

Im Rahmen der Fürsorgepflicht sollte der Arbeitgeber darauf achten, auch den Arbeitnehmer über alle wesentlichen Belange wie die Umstände der Gehaltsabrechnung, die geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen sowie die Sozialversicherungs- und Steuerpflichten auf zu klären

Zudem entbindet auch die Tätigkeit im Home-Office im Ausland den Arbeitgeber nicht von einer Gefährdungsbeurteilung sowie Schutzmaßnahmen, Sicherheitsunterweisungen und die Einhaltung von Dokumentationspflichten.