Jahresurlaubsplanung – Was Arbeitgeber wirklich wissen müssen

Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Der Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche (also 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche) und kann durch Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag erhöht werden.

Für die Festlegung des Urlaubszeitraums gilt in § 7 BUrlG:

• Die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers sind zu berücksichtigen, sofern keine dringenden betrieblichen Belange oder soziale Gesichtspunkte anderer Arbeitnehmer mit Vorrang entgegenstehen.
• Arbeitgeber haben ein Anhörungs- und Abwägungspflicht, bevor sie Urlaub ablehnen.

1. Einseitige Urlaubsplanung ohne Einbeziehung des Mitarbeiters
   Arbeitgeber können grundsätzlich Urlaubstermine festlegen, müssen aber zuvor die Urlaubswünsche der Beschäftigten prüfen und abwägen. Ein sturer „Chef-entscheid“ ohne Berücksichtigung anderer Interessen kann rechtswidrig sein.


2. Fehlende oder zu späte Urlaubsanträge
   Arbeitgeber dürfen verbindliche Fristen setzen, bis wann Beschäftigte ihre Urlaubsplanung einreichen müssen. Wird dieser Termin versäumt, verfällt der Urlaubsanspruch nicht automatisch – der Arbeitgeber kann aber die Wünsche später schlechter berücksichtigen und unter Umständen selbst festlegen.


3. Resturlaub und Informationspflichten
   Ein besonders relevanter Punkt ist die Pflicht, Beschäftigte rechtzeitig und konkret darüber zu informieren, dass nicht genommene Urlaubstage zum Jahresende oder nach dem Übertragungszeitraum verfallen könnten. Ohne diese Individuelle Belehrung verfällt der Urlaub nicht automatisch – was zu erheblichen kumulierten Urlaubsansprüchen führen kann.


4. Übertragung von Urlaub
   Urlaub, der nicht genommen wurde, kann nur dann in das Folgejahr übertragen werden, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe des Mitarbeiters vorliegen. Und auch dann muss der Urlaub in der Regel bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden.

1. Frühzeitige Urlaubsplanung: Setzen Sie im Unternehmen interne Fristen für Urlaubsanträge und legen Sie frühzeitig Betriebsferien oder besondere Urlaubszeiten fest. Dies schafft Planbarkeit für alle Beteiligten.


2. Dokumentation: Halten Sie abgelehnte Urlaubswünsche, Betriebsferien und Informationsschreiben schriftlich fest. Das ist wichtig, falls es später zu arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen kommt.


3. Aktive Erinnerung: Erstellen Sie im Herbst bzw. zum Jahreswechsel einen Prozess, in dem Sie Beschäftigte individuell daran erinnern, ihren Resturlaub zu nehmen, bevor er verfällt. Ohne konkrete Erinnerung gilt der Urlaub häufig als nicht verfallen.


4. Soziale Aspekte berücksichtigen: Bei der Abwägung zwischen betrieblichen Erfordernissen und Mitarbeiterwünschen sind etwaige familiäre Verpflichtungen (Schulferien, Betreuung) sozial zu berücksichtigen.